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Une société a des obligations de conservation de documents, qu’ils soient émis ou reçus. Le point sur les différentes durées obligatoires de conservation des documents dans l’entreprise.
Des délais minimaux de conservation des documents pour les entreprises existent et diffèrent en fonction de la nature des documents. Une conversation est nécessaire, et doit donner lieu à une plastification ou bien un encapsulage pour la protection de longue durée, voire une impression numérique pour la création de rapports.
Le code du commerce, le livre des procédures fiscales ou encore le code du travail régissent ces différents délais.
Comptabilité et documents comptables
Les bilans, les comptes de résultats, les factures et les bons de commande doivent être conservés 10 ans à compter de la clotûre de l’exercice.
Gestion du personnel et documents relatifs au personnel
Si les bulletins de paies, documents concernant les primes et indemnités et les registres du personnel doivent être conservés 5 ans, les contrats de travail doivent eux être gardés 30 ans à compter du terme du contrat.
Documents fiscaux et bancaires
Les relevés de compte et talons de chèque doivent être sauvegardés pendant 10 ans. La déclaration de revenus doit être conservée 3 ans et les justificatifs de paiement de l’impôt sur le revenu ou des impôts locaux doivent eux être conservés pendant 4 ans.
Documents sociaux et relatifs à la société commerciale
Il s’agit ici de tous les documents relatifs aux statuts de l’entreprise, son compte annuel, ou encore les documents concernant les fusions-acquisitions. Les statuts doivent être conversés 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou la radiation du Registre du commerce et des sociétés). Les comptes annuels et bilans de comptes doivent eux-aussi être conservés 5 ans, comme le traité de fusion. Concernant les rapports du conseil d’administration ou le rapport des commissaires aux comptes, seuls les 3 derniers exercices sont nécessaires.
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