Aménager les nouveaux locaux, organiser les aspects logistiques avec votre déménageur professionnel, effectuer les démarches administratives : telles sont les tâches qui vous incombent pour réussir votre déménagement d’entreprise. Mais il en est une autre trop souvent négligée : l’accompagnement des salariés ! Voici comment agir pour leur faciliter les choses.
Appuyez-vous sur les relais internes de votre entreprise
Vous ne pouvez pas tout gérer seul sans accompagnement. Qu’il s’agisse des préparatifs de la logistique du déménagement ou de la communication interne, faites-vous assister. Dans le premier cas, c’est le professionnel du déménagement d’entreprise qui se charge de tout. Dans le second cas, choisissez un relais interne à votre compagnie qui va coordonner les opérations propres à l’entreprise. Selon la taille de cette dernière, vous aurez besoin d’un ou de plusieurs collaborateurs pour effectuer cette tâche. Il est généralement recommandé de solliciter un responsable par service afin d’organiser le transfert de son unité. Connaissant les contraintes de son propre secteur, il est le plus à même de répartir le travail en interne. Faites-lui visiter les nouveaux locaux pour qu’il puisse jauger de visu les contraintes spatiales. Cela lui permettra d’organiser le déploiement de ses équipes de manière optimisée. En effet vos assistants au déménagement sont de leur côté, des relais d’information auprès du personnel de leur service. C’est ainsi la meilleure solution pour vous assurer d’un transfert fluide et réussi des effets personnels et matériels.
Privilégiez la communication verticale
C’est habituellement le service des ressources humaines à qui il revient de mettre en place cette organisation interne. Les opérations à effectuer portent à cet égard, sur plusieurs points :
- l’organisation d’un planning à rebours jusqu’au jour J,
- la gestion de la communication interne,
- la transmission correcte des informations,
- l’accompagnement des salariés dans leurs démarches liées au déménagement de locaux.
Préparez en commun l’organisation des nouveaux espaces
En plus d’associer les différents relais internes à vos opérations de communication verticale, prévoyez la visite des nouveaux locaux. Faites en sorte que tous vos collaborateurs puissent en bénéficier. Cela évitera qu’ils découvrent leur nouvel espace de travail seulement le jour effectif du déménagement. L’implication de vos collaborateurs de cette manière, augmente leur attachement à l’entreprise renforçant de fait leur motivation, donc leur rendement. Si la taille de votre entreprise est trop importante pour effectuer ces visites, vous disposez d’une autre solution : présenter les nouveaux locaux professionnels au personnel, par le biais d’une vidéo tournée sur les lieux. Soyez à l’écoute de vos salariés durant cette présentation et prenez le temps de répondre à toutes leurs interrogations. L’agencement d’un espace de travail est important pour le bien-être des employés, n’hésitez pas à les impliquer et à leur laisser davantage de liberté.
L’accompagnement de vos collaborateurs est indispensable si vous prévoyez de changer de locaux professionnels. N’oubliez pas qu’un déménagement d’entreprise peut constituer une source d’inquiétude pour les salariés. Les associer au projet de transfert est le meilleur moyen de les rassurer.
