Il est désormais possible à deux ou plusieurs parties contractantes de signer un même papier à distance. Qu’il s’agisse d’un contrat, d’un bail ou d’une facture, un document PDF peut être signé numériquement. Comment cela fonctionne ? Quels sont les avantages ? Décryptage du dispositif de signature électronique.
Pourquoi utiliser la signature électronique ?
Gagner du temps et garantir la signature d’un engagement sans attendre. Tels sont les atouts de base de la signature électronique. Mais ce ne sont pas les seuls avantages de cette méthode révolutionnaire. En signant et faisant signer numériquement vos contrats, vous bénéficiez de trois atouts :
- Le document électronique ne peut pas être modifié, effacé ou falsifié
- Le ou les signataires sont parfaitement identifiables par analogie avec la signature manuscrite apposée sur leur document d’identité
- Le ou les signataires ne peuvent pas renier leur signature et donc leur engagement
La signature électronique : comment ça marche ?
Adressez votre contrat ou votre facture électronique à votre client par le biais de votre portail en ligne. Le destinataire peut choisir de signer le document en présentiel dans vos locaux ou à distance sans se déplacer. Une fois la signature apposée, le fichier constitutif de la preuve est sauvegardé dans un coffre-fort numérique, durant dix ans. Tandis que les actes signés sont stockés dans un espace web sécurisé. Il vous suffit d’une simple connexion internet et d’une adresse e-mail pour utiliser ce service. La simplicité du système rime avec conformité, puisque la signature numérique est légale et s’accompagne d’une solution d’horodatage. Ce mode d’engagement est conforme à la réglementation eIDAS en la matière.
Quelles sont les actions complémentaires à la signature numérique ?
Lorsque la signature numérique se complète par une vérification d’identité du signataire, elle est appelée signature avancée. Là encore, l’attestation de conformité peut-être effectuée à distance, sur la base d’un document d’identité. Il est par ailleurs possible de prolonger les atouts de l’engagement électronique en offrant à vos destinataires d’autres solutions pratiques. Ceux-ci peuvent par exemple cocher des cases ou ajouter des mentions manuscrites sur un document PDF. Ils peuvent aussi y ajouter des pièces justificatives ou encore recevoir des informations complémentaires par le même biais.
Utilisez la signature numérique pour passer à l’ère moderne de la communication avec vos clients. Ce système simple vous offre trois avantages : la réduction des délais de signature, la diminution de vos coûts de gestion et l’archivage sécurisé de vos documents.
