Dans le cadre de son expansion, une société sera amenée à déménager tous les 5 ans. Et pourtant, la planification d’un déménagement administratif requiert du temps et de l’organisation. Afin que le transfert d’entreprise se déroule sans imprévus, découvrez les démarches à suivre.
Les procédures obligatoires pour un déménagement administratif
Lors d’un déménagement administratif, la première chose à faire touche principalement les obligations d’information. D’abord, les dirigeants doivent renseigner les salariés, les délégués du personnel (moins de 50 employés) ou le CHSCT (plus de 50 travailleurs) quant à la date de départ et au changement d’adresse. Il faudra aussi prévenir les prestataires de service (fournisseur d’eau et d’électricité, téléphonie, Internet…) notamment pour résilier les contrats en cours.
Pour info, la gestion des archives nécessite une attention particulière puisqu’ils sont généralement délicats et peuvent se détériorer facilement. Pour éviter tout désagrément, un service d’archivage externalisé peut être une excellente option.
Quelles sont les formalités administratives à effectuer ?
Pour respecter les règlementations en vigueur, vous devez réaliser un certain nombre de démarches :
- Préavis pour les locataires
- Information de l’URSSAF et la sécurité sociale
- Information du changement de locaux auprès de la banque et l’assureur
Puisque vous devez également mettre vos clients et partenaires au courant, l’idéal serait de jour les coordonnées sur votre site web, vos documents professionnels et vos supports de communication.
Dans le cas où le déménagement administratif implique un transfert de siège social, vous devez publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales.
A noter, le transfert des archives se présente souvent comme un véritable défi. Pour éviter de monopoliser vos ressources internes, pensez à engager un prestataire spécialisé dans l’archivage externalisé. En plus du transport, ce dernier peut également assurer la sécurisation et le stockage de vos documents.
Pourquoi faire confiance à une entreprise spécialisée ?
Quels que soient les mobiliers et logistiques à transporter, un déménagement administratif ne s’improvise pas. De plus, vous devez respecter des règles de sécurité pour le transfert de vos équipements sophistiqués (ordinateurs, bancs optiques…). Vu les enjeux du projet, il vaut mieux contacter une agence experte en la matière pour vous délester de ces tâches contraignantes.
L’intervention d’une entreprise de déménagement permet aussi de gagner du temps tout en maîtrisant votre budget. En effet, son équipe pourra assurer un service complet et sur mesure :
- Transport des postes de bureau et équipements électroniques
- Déménagement informatique et reconnexion des machines
- Manutention, déballage et emballage
- Transfert de la téléphonie, etc.
Afin de ne pas entraver la productivité de vos équipes, il vaut mieux organiser le déménagement durant les week-ends ou la période estivale. En tout cas, pensez à toujours demander un devis auprès de plusieurs déménageurs puis confrontez les propositions afin de dénicher la meilleure offre.
