De nombreuses entreprises considèrent que le partage de fichiers représente un risque. Plateformes moyennement sécurisées, difficultés rencontrées pour envoyer des documents lourds qui entraînent une multiplication des plateformes utilisées… De fait, un espace collaboratif sécurisé interne à l’entreprise est ainsi une solution de choix pour répondre aux exigences des professionnels. Le point.
Les enjeux de la sécurité des fichiers partagés
Les entreprises produisent une très grande quantité de données auprès d’un panel varié de collaborateurs, qu’ils soient internes ou externes à la société. Le plus souvent, le transfert des fichiers se fait soit par mail, soit via une solution de transfert gratuite conçue au départ pour le grand public.
Cependant, ces solutions ne sont pas des plus optimales. En effet, les mails ne sont souvent pas assez sécurisés et imposent un espace de stockage limité, qui mène souvent à une messagerie surchargée. Les fichiers lourds sont ainsi partagés via un Cloud, une solution grand public accessible et facile à utiliser, mais qui n’est pas correctement sécurisée.
Or, si ces solutions sont simples et ainsi attrayantes, il faut prendre un compte la véritable valeur des données qu’une entreprise partage à ses collaborateurs. Certaines, comme des informations comptables sur la situation financière de l’entreprise par exemple, sont extrêmement sensibles et doivent être protégées.
La cybermenace qui plane sur les entreprises augmente de jour en jour, et les techniques frauduleuses se multiplient. Du mail pirate qui récupère les mots de passe des comptes bancaires pour détourner des fonds au vol de données via des failles de sécurité des services Cloud grand public, ces solutions de partage ne sont pas les plus sûres qui soient.
C’est pourquoi, selon l’étude “Achieving Security in Workplace File Sharing” réalisée par Ponemon Institute, près d’une entreprise sur deux jugent que les services grand public de partage de fichiers ne sont pas adaptés à un usage professionnel.
Les avantages de la plateforme collaborative
Il existe plusieurs solutions sécurisées pour assurer un transfert sûr des fichiers. C’est notamment le cas des plateformes collaboratives, à conditions qu’elles respectent certaines normes de sécurité.
Une plateforme collaborative est un espace en ligne accessible depuis n’importe quel dispositif pouvant se rendre sur Internet (ordinateur, tablette…). Chaque collaborateur d’un même projet peut ainsi s’y connecter et y déposer ou télécharger les fichiers qu’il souhaite. Tous les documents stockés sont consultables en temps réel par toute l’équipe projet.
Cependant, pour assurer un partage de fichiers parfaitement sûr, cette plateforme collaborative doit répondre à cinq critères :
- Les dispositifs d’accès doivent être strictement sécurisés et confidentiels
- La plateforme doit proposer une autre authentification que le login/mot de passe traditionnel (identification via certificat par exemple)
- Les échanges doivent être tracés pour éviter l’usurpation d’identité ou éviter qu’un collaborateur conteste les actions qu’il a réalisées par exemple
- La plateforme doit garantir l’intégrité des données (aucune altération accidentelle, illicite ou malveillante possible)
- La plateforme doit être disponible à 100% et fonctionner sans faille
Pour garantir la sécurité de la plateforme collaborative, cette dernière doit notamment posséder la certification ISO 27001, qui permet de justifier la mise en œuvre d’un ensemble cohérent de bonnes pratiques concernant la sécurité des données comme des applications disponibles.
En faisant le bon choix, les entreprises peuvent ainsi partager des fichiers sensibles à leurs collaborateurs en toute sérénité.
