On assiste, depuis maintenant plusieurs années, à une numérisation et à une digitalisation croissante de notre société. En effet, plusieurs textes législatifs ont vu le jour, poussant de plus en plus d’entreprises à faire usage de solutions digitales pour numériser et archiver leurs documents. Nombreuses sont les entreprises qui doivent désormais faire usage d’un logiciel de gestion électronique des documents. Mais alors, qu’est-ce qu’un logiciel GED ? On fait le point.
Le logiciel GED : quelques éléments de définition
Le logiciel GED, plus connue sous le nom de logiciel de gestion électronique des documents, est, comme son nom l’indique, un logiciel informatique dédié à la gestion et à l’archivage des documents électroniques.
Ce type de logiciel a vu le jour au début des années 2000, à l’époque où les entreprises, françaises comme internationales, ont commencé à remplacer le support papier par le support électronique. Aujourd’hui, la solution GED reste la solution la plus plébiscitée par les entreprises à l’heure de numériser et de dématérialiser ses documents.
Les avantages des logiciels de gestion électronique des documents
L’utilisation d’un logiciel GED possède de très nombreux avantages. Tout d’abord, il s’agit d’un logiciel informatique spécialement conçu pour archiver des documents, ce qui permet de bénéficier d’un logiciel dédié à l’archivage de documents électronique.
À cela, le logiciel GED possède de très nombreuses fonctionnalités qui lui permettent notamment de procéder à la dématérialisation des factures et de toute sorte de documents comme des lettres recommandées numériques par exemple. Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de ce type permet de réaliser un important gain d’espace. En effet, l’on a plus besoin de conserver des documents sous format papier à partir du moment où l’on peut conserver celui-ci sous format électronique. Finalement, le logiciel GED est source d’un important gain de temps dans la gestion de ses documents.
La législation relative à la numérisation des documents
Depuis maintenant plusieurs années, le gouvernement a promulgué un certain nombre de lois encadrant et encourageant la numérisation de certains documents. En effet, il est désormais indispensable, pour les entreprises, de fournir des factures électroniques et d’abandonner les factures sous format papier.
Cette décision a en effet pour but de faciliter les démarches administratives des entreprises, de faciliter la collecte d’impôts et de la TVA et de réduire la fraude relative à la collecte d’impôt.
Ainsi, un logiciel GED est un logiciel spécialisé dans la gestion des documents électroniques. Ce logiciel permet alors de numériser et d’archiver de grandes quantités de documents, occasionnant ainsi un gain d’espace et un gain de temps.
