Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ont radicalement changé notre façon de travailler. Il est désormais possible d’effectuer un grand nombre de tâches à distance, de réduire les temps de production, etc. Le secrétariat prend aujourd’hui une nouvelle dimension, à la fois plus technique et polyvalent.
S’adapter aux nouveaux outils
Internet a changé beaucoup de choses dans notre manière de travailler. En plus de faciliter les échanges, il permet d’obtenir des informations très rapidement et de travailler n’importe où. Ainsi, un avocat à Lyon pourra, en quelques instants, envoyer ses notes à son cabinet de Paris pour demander une transcription juridique.
Les données sont ainsi transmises très rapidement et traitées immédiatement. Néanmoins, cette circulation des données peut s’avérer délicate pour conserver la confidentialité des données. La plupart des secrétaires doivent donc travailler sur des interfaces sécurisées en plus d’utiliser les logiciels courants de bureautique. Avec les nouveaux outils à disposition, le secrétaire n’est plus un exécutant et une bonne partie de ses tâches sont désormais prises en charge par les logiciels (gestion de planning, diffusion de documents, etc.). Les missions du secrétaire ont alors tendance à se spécialiser et leurs responsabilités augmentent via le suivi des dossiers par exemple.
Travailler à distance
Une des grandes tendances actuellement, facilité par internet, est le télésecrétariat. De nombreux professionnels, notamment les TPE/PME, en sont friands pour plusieurs raisons :
- Il n’est pas nécessaire d’avoir un bureau dédié, ce qui est pratique pour une entreprise qui manque de place.
- Le service est, en général, assez souple. Les sociétés et les cabinets font appel à une entreprise spécialisée dans le secrétariat externalisé en cas de besoin régulier ou ponctuel.
- La gestion RH du ou des secrétaires est également externalisée. Pas besoin de recruter ou de former quelqu’un, etc.
Les nouvelles technologies ont permis ainsi d’externaliser le métier de secrétaire mais aussi de développer les missions d’assistance et d’accueil.
